Open Space; Complexe problemen oplossen in een geperfectioneerde koffiepauze

  1. Wat is Open Space?
  2. Waar is de Open Space op gebaseerd?
  3. Welk resultaat kan je van een Open Space verwachten?
  4. Hoe organiseer je een open Space?
  5. Conclusie

1. Wat is Open Space?

Open Space is een methode die ervoor zorgt dat grotere groepen (van 10 tot 1000 personen) een gezamenlijke probleem- of doelstelling uitwerken. Een heldere vraagstelling die voor iedereen belangrijk is, en tijd en ruimte waarbinnen de deelnemers zichzelf kunnen organiseren zijn de belangrijkste ingredienten van deze effectieve en plezierige werkvorm.

Wanneer is Open Space geschikt? Als jullie worstelen met een vraag of probleem waar veel belangen en meningen een rol bij spelen, en het belangrijk is dat er voor de gevonden oplossing draagvlak in de organisatie bestaat, en ook dat er tempo gemaakt wordt dan kan Open Space een goede methode zijn om deze vraag aan te pakken.

Een paar voorbeelden van vraagstellingen die geschikt zijn voor Open Space:

  • Ons bedrijf groeit explosief: hoe slagen we erin tegelijkertijd onze eigen ontwikkeling en plezier in ons werk vast te houden?
  • We moeten ons ziekenhuis sluiten, hoe doen we dat zo goed en zorgvuldig mogelijk?
  • Is onze beroepsgroep een uitstervende soort, of het beroep van de toekomst?
  • We hebben nu een nieuwe organisatiestructuur: hoe zorgen we ervoor dat hij ook werkt?
  • Wij doen langer over productontwikkeling dan de concurrenten: hoe halveren we onze ontwikkelingstijd?
  • Wat is een goede balans tussen werk en privé-leven, en hoe creëren we deze in ons bedrijf?
  • Hoe ziet de bibliotheek van de toekomst eruit, en hoe creëren we die?
  • Hoe kunnen we landbouw, recreatie, natuur en andere functies in onze provincie het best verenigen, en hoe werken we samen om dat te bereiken?

Wat zijn randvoorwaarden voor Open Space. Er zijn uiteraard meerdere methoden voor het werken met grotere groepen en het is van belang de methode te kiezen die in de gegeven situatie de juiste is. Als aan de volgende vier voorwaarden is voldaan, is Open Space geschikt. Wordt er niet aan voldaan, kies dan een andere methode …..

  1. Er is een duidelijke vraagstelling die voor betrokkenen van groot belang is.
  2. De vraagstelling is complex: inhoudelijk, omdat verschillende deelnemers/groepen een andere kijk of interesse hebben – of beide!
  3. De oplossing is onbekend.
  4. Er is sprake van een zekere tijdsdruk.

Innovatieve methodes als Open Space, zijn steeds vaker nodig. De mogelijkheid om complexe problemen op de ‘klassieke manier’ op te lossen (dat wil zeggen: er wordt een onderzoek gedaan, daar volgen voorstellen uit, die worden door het management bestudeerd en besloten. Er wordt een invoeringsplan opgesteld en een projectgroepstructuur opgezet om de veranderingen door te voeren) wordt beperkter. De kennis en de capaciteit van een organisatie om complexe vraagstellingen op te lossen ligt nog maar gedeeltelijk bij het management, maar is tegenwoordig meestal over een groot deel van de organisatie (of andere belanghebbenden zoals klanten en leveranciers) verspreid. De beschikbare tijd om een vraagstelling op te lossen wordt steeds korter. Terwijl het steeds belangrijker wordt om draagvlak te creëren voor oplossingen. En ook om alle kennis en talenten die beschikbaar zijn te benutten op een soepele manier. Daarom neemt de populariteit van Open Space toe als een methode om complexe vraagstellingen waarbij veel mensen en partijen betrokken zijn, snel op te lossen.

2. Waar is de Open Space op gebaseerd?

Open Space gaat uit van de volgende vier principes:

  1. De deelnemers zijn de juiste personen.
  2. Wat er gebeurt, is het enige dat kan gebeuren.
  3. Het begint wanneer het begint.
  4. Als het voorbij is, is het voorbij.

– en één wet, de Wet van de Twee Voeten: Als een deelnemers zich in een situatie bevindt waarin hij niets leert, niet geïnspireerd wordt, en evenmin het gesprek een betere richting kan geven, is hij verplicht zijn twee voeten te gebruiken om naar een productiever gesprek te gaan. Deze wet heeft onder meer tot gevolg dat de minder productieve discussies snel eindigen. Niemand blijft immers graag lang staan bij iemand die niets wezenlijk heeft bij te dragen, maar wel zichzelf graag hoort praten.

Open Space is eigenlijk een geperfectioneerde koffiepauze. De Open Space Technologie is beschreven door Harrison Owen in de 80er jaren. Harrison Owen kreeg het idee voor de methode na een conferentie, waar de deelnemers – hoewel zij tevreden waren – vonden dat het beste onderdeel van de conferentie de koffiepauze was geweest! De echt belangrijke onderwerpen hadden zij tussendoor besproken, en vaak met veel meer enthousiasme dan tijdens het officiële programma.
Maar wat bepaalt dan eigenlijk het succes van de koffiepauze? Je praat over die dingen waarover je graag wilt praten, met de mensen met wie je wilt praten, en zolang als het nog interessant genoeg is ……… Open Space is dan ook een geperfectioneerde koffiepauze. Enkele eenvoudige spelregels zijn toegevoegd om op een gezamenlijk resultaat uit te kunnen komen.

3. Welk resultaat kun je van Open Space verwachten?

Er zijn drie soorten resultaat van een Open Space bijeenkomst:

  1. Op inhoudsniveau worden de thema’s die als het meest relevant worden geïdentificeerd besproken. Aangezien er veel groepen parallel werken kan een groot aantal thema’s worden behandeld in korte tijd. De conclusies van elk gesprek kunnen onmiddellijk in computers ingetoetst en uitgeprint worden, zodat alle deelnemers kunnen volgen wat in de loop van de bijeenkomst door de verschillende groepen wordt geproduceerd. Het verslag is aan het einde van de bijeenkomst af, zodat men onmiddellijk aan de slag kan gaan met conclusies.
  2. Een tweede resultaat is dat de methode sterk netwerkbevorderend is. Deelnemers discussiëren met anderen met wie zij normaal geen contact zouden hebben, rond thema’s die allen van belang vinden.
  3. Ten derde is de bijeenkomst zelforganiserend, en het effect van de ervaring zeer effectief samen te werken aan een belangrijke vraagstelling is een krachtige stimulans voor motivatie en gevoel voor verantwoordelijkheid bij deelnemers. Een Open Space bijeenkomst inspireert vaak tot meer dynamiek en leren in de organisatie.

4. Hoe organiseer je een Open Space?

Tijdens een vooorbereidingsbijeenkomst

  • worden doel en centrale vraagstelling geformuleerd
  • wordt vastgesteld wie worden uitgenodigd deel te nemen
  • wordt een uitnodiging opgesteld die glashelder weergeeft wat doel en vraagstelling zijn, maar die ook inspireert en duidelijk maakt, dat het niet om een gewone bijeenkomst gaat.

Tijdens de bijeenkomst

  1. Bij het begin van een Open Space bijeenkomst zitten deelnemers in een grote kring zonder tafels. De Open Space gastheer of –vrouw houdt een kort openingswoord om kort en krachtig (het belang van) de centrale vraagstelling te formuleren, de deelnemers om hulp te vragen bij het oplossen van deze vraagstelling en aan te geven welke rol de resultaten zullen spelen in het vervolgtraject.
  2. De facilitator legt de werkwijze uit. Deelnemers zetten vervolgens die thema’s die zij het belangrijkst vinden op de agenda: het kunnen ideeën, problemen, technische of praktische vraagstukken of oplossingen zijn – afhankelijk van wat voor elke deelnemer van belang is.
  3. Wanneer de agenda af is, gaan deelnemers naar de agenda (die op flappen op de muur hangt) en besluiten aan welke discussie zij willen deelnemen, en schrijven hun naam bij het betreffende thema.
  4. Vervolgens gaan alle groepen die zo zijn gevormd aan het werk. Na afloop van alle discussies en een afsluitend plenair gesprek eindigt de Open Space met het uitdelen van het verslag aan alle deelnemers, een verslag dat een goede basis vormt voor verdere besluitvorming en planning van follow-up activiteiten.

Na afloop. Als de bijeenkomst een dag duurt, analyseert men in een kleinere groep, bijvoorbeeld een management team, de resultaten en plant follow-up activiteiten voorzover dat nog nodig is. In een Open Space van twee dagen gebeuren ordening van alle ideeën en plannen, prioritering en het opstellen van actieplannen met de gehele groep. Als er 2.5-3 dagen beschikbaar zijn, is er tijd voor reflectie, en kunnen plannen worden aangepast en verfijnd, of kan met implementatie op onderdelen worden begonnen.

De rol van de facilitator

Tijdens de bijeenkomst is de belangrijkste taak van de begeleider de open ruimte te scheppen en ervoor te zorgen dat deze open blijft. Het belangrijkste dat de facilitator verder moet doen is zorgen dat de deelnemers verantwoording voor het eindresultaat van de bijeenkomst houden. Dat betekent is veel gevallen onzichtbaar, maar zeer aanwezig zijn.

5. Conclusie.

De Open Spacemethode vraagt enige handigheid in opzet en begeleiding, maar is vervolgens een heel geschikte methode om op een plezierige en heel effectieve manier, complexe vraagstukken uit te werken. Met alle reorganisaties die tegenwoordig gaande zijn, zijn mensen vaak nogal moe en cynisch van bijeenkomsten waarin hun mening wordt gevraagd over de veranderingen. De grote winst van Open Space is dat mensen het gevoel hebben dat ze hun tijd goed besteden, en dat ze werkelijk invloed hebben op het verloop van het proces en de inhoud van de resultaten.

© Marjan Hoogendijk, 2006

p.s. Regelmatig een artikel in je in-box? Meld je aan voor het e-zine van Kwaliteit.com!